Buvette saisonnière : ce qu’il faut savoir
En tant qu’association, vous pouvez ouvrir une buvette saisonnière et y servir des boissons à consommer sur place. C’est un bon moyen de créer de la convivialité autour d’un événement et de générer des ressources supplémentaires pour votre structure associative.
Si vous avez ce projet, il est important de bien l'anticiper en amont. Au-delà des aspects purement pratiques et opérationnels (mobilier, équipements, approvisionnement, service), l’ouverture d’une buvette associative saisonnière peut nécessiter des formalités déclaratives, parfois très en amont, ainsi qu’une autorisation administrative.
Les formalités et règles applicables dépendent principalement de deux choses :
- Le lieu où est située votre buvette associative. Selon qu’il s’agit d’un lieu ouvert au public (foire, exposition), d’une enceinte sportive, ou des locaux de votre association, la réglementation peut être différente.
- Le public concerné. Selon que votre buvette est ouverte aux seuls adhérents de votre association ou à un public plus large, les formalités peuvent être plus ou moins souples.
Les règles pour ouvrir une buvette saisonnière
Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
Quelles démarches effectuer si la buvette temporaire n'est pas ouverte au public ?
Votre buvette a vocation à servir, par exemple, pour des pots associatifs, des collations d’après-match, des réceptions et buffets uniquement réservés à vos membres.
Dans ce cas, vous n’avez pas de démarches particulières à effectuer. Tant que votre buvette associative est installée de façon temporaire, son ouverture ne requiert pas de formalité.
Vous pouvez y servir des boissons classées en catégorie 3, c’est à dire jusqu’à 18° de teneur en alcool.
La buvette est prévue dans le cadre d’une manifestation organisée par votre association
Cette manifestation peut être, par exemple, une journée portes ouvertes, un tournoi sportif, un repas de fin d’année. L’événement ne se limite pas aux membres de votre association. Il s’adresse à un public plus large.
Pour le coup, l’ouverture de votre buvette associative nécessite d’effectuer une demande d’autorisation auprès du maire de la commune où se déroule la manifestation. Cette autorisation vous permet de servir des boissons alcoolisées jusqu’à 18° de teneur en alcool.
Pour ce type d’événement, organisé par votre association, vous pouvez obtenir jusqu’à 5 autorisations par an.
Le site officiel de l’administration française, service-public.fr, met à votre disposition un modèle de lettre-type que vous pouvez compléter pour effectuer votre demande d’autorisation.
Quelles sont les conditions à respecter pour ouvrir une buvette temporaire lors d'une foire ou une exposition ?
Il peut s’agir, par exemple, d’une foire, d’un salon, d’une exposition. Votre association n’est pas organisatrice de l’événement, elle ne fait qu’y participer. Dans ce cas de figure, l’ouverture de votre buvette est soumise à 2 conditions préalables :
- La manifestation à laquelle vous participez doit être organisée par l’État, une collectivité publique ou une association reconnue d’utilité publique. Elle ne peut pas être de nature commerciale.
- Le commissaire général de l'exposition ou de la foire doit rendre un avis favorable à l’ouverture de votre buvette. Vous devez donc solliciter et obtenir son accord.
Dès lors que ces 2 conditions sont remplies, il vous faut adresser une demande d'ouverture d'un débit de boissons temporaire au maire de la commune où a lieu la manifestation. Cette demande, qui doit être accompagnée de l’avis favorable du commissaire de l’exposition, doit être formulée au moins 15 jours avant la date de la manifestation.
Un modèle de lettre type, publié sur le site officiel de l’administration française, peut vous aider à formuler cette demande.
Une fois l’autorisation du maire délivrée, vous pouvez vendre sur votre buvette des boissons de 3e catégorie, titrant jusqu’à 18° d’alcool.
La buvette est installée dans une enceinte sportive
C’est le cas, par exemple, lorsque votre buvette associative a vocation à fonctionner lors d’une manifestation organisée dans un stade, une salle d'éducation physique, un gymnase… Pour pouvoir l’installer, il vous faut l’autorisation du maire de la commune où sont situées les installations sportives.
Attention aux délais : vous devez adresser votre demande d’autorisation au moins 3 mois avant la date de la manifestation (15 jours seulement s’il s’agit d’une manifestation exceptionnelle). Soyez exhaustif : cette demande doit préciser la date et la nature de la manifestation, mais aussi les conditions de fonctionnement de votre buvette (horaires d’ouverture et catégories de boissons concernées).
En principe, la vente d’alcool est interdite dans une enceinte sportive. Néanmoins, vous pouvez demander une dérogation pour vendre des boissons de catégorie 3 (titrant jusqu’à 18° d’alcool). La dérogation est accordée pour une durée de 48 heures.
Le nombre de dérogations susceptibles d’être accordée à une association au cours d’une même année est réglementé, dans la limite de :
- 10 dérogations s’il s’agit d’une association sportive agréée ;
- 4 dérogations si l'association organise des manifestations à caractère touristique ;
- 2 dérogations si l’association organise des manifestations à caractère agricole.
Quelles boissons peut-on servir dans une buvette associative saisonnière ?
Au regard de la réglementation, les boissons sont classées en 3 catégories, référencées 1, 3 et 4. Pour mémoire, la catégorie 2 n’existe plus, les boissons concernées ayant été rattachées à la 3e catégorie.
Dès lors que votre buvette est autorisée, vous pouvez y vendre, selon les autorisations ou dérogations dont vous disposez, des boissons de catégorie 1 et de catégorie 3.
- La catégorie 1 comprend toutes les boissons sans alcool : eaux minérales ou gazéifiées, limonades, sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat, jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d’un début de fermentation, de traces d’alcool supérieures à 1,2 degré.
- La catégorie 3 se compose de toutes les boissons fermentées non distillées et les vins doux naturels (vin, bière, cidre, poiré, hydromel, crème de cassis, jus de fruits ou de légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d’alcool, vin de liqueur, apéritif à base de vin et liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises, ne titrant pas plus de 18 degrés d’alcool pur).
- La catégorie 4 comprend les alcools « forts » : rhums, liqueurs, tafias, etc. Elle est beaucoup plus réglementée puisqu’elle nécessite un permis d’exploitation de débit de boissons. Ce permis est conditionné à une formation de 2,5 jours, dont l’objet est de sensibiliser les exploitants à la réglementation concernant la vente d’alcool, aux risques liés à la consommation excessive et à la lutte contre l’ivresse publique et la protection des mineurs.
L’abus d’alcool est dangereux pour la santé. À consommer avec modération.
Faut-il déclarer au fisc une buvette temporaire ?
L’ouverture d’une buvette pour une période limitée n’entraîne aucune démarche particulière auprès de l’administration fiscale. Cependant les recettes générées par cette activité sont susceptibles d’être comptabilisées dans les recettes lucratives d’une association pouvant être soumises à déclaration et à imposition.
Pour savoir si les recettes de votre buvette doivent être déclarées et sont imposables, il convient d’évaluer la part qu’elles représentent dans les ressources de votre association.
- Lorsque ces recettes lucratives représentent une part non significative du budget de votre association (moins de la moitié par définition), elles ne sont pas soumises à déclaration ni imposition. Sauf si leur montant excède 76 679€ (cela représente déjà une somme conséquente).
- Par contre, dans le cas où ces recettes lucratives totalisent une part prépondérante des ressources de votre association (plus de la moitié), elles doivent être déclarées et sont imposables dès le premier euro.
Si vous devez déclarer les recettes de votre buvette, sachez qu’il vous revient de prendre contact avec le centre des finances publiques dont relève votre association pour l’informer de votre situation. Vous devrez ensuite effectuer une déclaration, au même titre qu’une entreprise commerciale, en établissant un bilan comptable présentant les recettes et les dépenses de votre structure associative.
Pour être tout à fait complet sur le plan de la fiscalité, retenez enfin qu’il existe une exonération en matière de TVA pour les recettes (notamment de buvettes) perçues dans le cadre de manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées par des associations à leur profit exclusif (et ce dans la limite de 6 manifestations par an).
Quels tarifs pratiquer dans une buvette saisonnière ?
Les tarifs d’une buvette saisonnière peuvent être fixés librement par l’association, et ne sont pas soumis à une demande d’autorisation. Il va de soi que les tarifs doivent rester mesurés et adaptés au public de la manifestation ou aux membres de l’association. Cependant, la gratuité et la vente à perte des boissons alcoolisées est interdite.
Faciliter les encaissements de votre buvette saisonnière
La gestion des encaissements est un point clé dans la bonne marche d’une buvette saisonnière. Néanmoins, il convient de bien anticiper et s’organiser pour éviter que la petite monnaie vienne à manquer, ou qu’une affluence soudaine perturbe les opérations d’encaissements et de rendu de monnaie. Cette gestion peut s’avérer plus compliquée que prévue.
Sachez qu’il est également possible de recourir à des solutions de paiement autorisant les encaissements par carte bancaire avec des dispositifs légers et qui s’adaptent à des manifestations extérieures. Les encaissements sont grandement facilités, et cela peut être un bon moyen de fluidifier votre organisation et ainsi de contribuer au succès de votre buvette.
