Une fête de fin d’année, un défilé festif dans les rues de votre commune ou encore une soirée musicale : ce genre d’événements constitue un temps fort de la vie associative, mobilisant les énergies des bénévoles, nécessitant des fonds financiers parfois importants et impliquant un public souvent nombreux.
Au-delà de votre capacité à organiser la logistique, prévoir les moindres détails à l’avance et assurer le bon déroulement de la manifestation, vous ne pouvez pas faire l’économie d’obligations à respecter.
UNE DÉCLARATION OU UNE DEMANDE D’AUTORISATION OBLIGATOIRE DANS CERTAINS CAS
Pour certains événements, une déclaration, voire une demande d’autorisation est obligatoire.
Retrouvez ci-après les protocoles à respecter pour chaque type de manifestation :
DES CONTRATS EN BONNE ET DUE FORME AVEC VOS PRESTATAIRES
Nature des prestations, durée, conditions, responsabilités, règles de sécurité : établissez des conventions détaillant précisément les obligations et les droits de chacune des parties signataires avec vos prestataires.
En cas de défection tardive, d’incident ou d’accident, ce sont ces contrats commerciaux qui feront foi pour tout litige.
Ces conventions pourront également contribuer à établir d’éventuelles responsabilités en cas d’action en justice intentée par vous, un prestataire ou toute autre personne morale ou privée impliquée dans la manifestation (association partenaire, bénévole, membre du public, parent d’enfant, etc.).
L’ADOPTION DE RÈGLES STRICTES POUR LA SÉCURITÉ
Une fois les déclarations et les demandes d’autorisations obtenues, attachez-vous à mettre en place toutes les conditions de sécurité autour de votre événement.
Pour une manifestation sur la voie publique, entrez en contact bien en amont de la date prévue avec les services municipaux de votre commune, afin d’étudier les procédures à mettre en place le jour J.
Au sein du local de votre association ou d’une salle des fêtes louée pour l’occasion, évitez toute transformation du système électrique réalisée par un non-professionnel. En cas de court-circuit, les conséquences pourraient être graves et entraîner votre responsabilité.
Pour un événement prévu en plein air, prévoyez une éventuelle solution de repli en cas d’intempérie. Prévenez toutes les personnes impliquées dans l’organisation de la manifestation comme les spectateurs de la possibilité d’une annulation. En cas d’événement climatique trop intense, il vous sera plus facile de communiquer sur une annulation ou un report de dernière minute.
Enfin, ne sous-estimez pas le coût financier d’une sécurité correctement assurée. Le budget de votre événement doit en tenir compte, sous peine de compromettre le bon équilibre de votre trésorerie.
N’hésitez pas à consulter le guide Gérer la sûreté et la sécurité des événements et des sites culturels édité par le ministère de la Culture, pour tout savoir sur ce sujet.
DES ASSURANCES À JOUR, DES GARANTIES SPÉCIFIQUES POUR L’ÉVÉNEMENT
Une vérification s’impose dès l’instant où vous programmez une manifestation : êtes-vous bien assuré ? En d’autres termes, vos contrats sont-ils bien à jour afin de prévoir tous les risques auxquels votre association s’expose en organisant un événement ? Veillez tout particulièrement à la protection des salariés, des bénévoles, des adhérents et du public.
Le cas échéant, rapprochez-vous de votre assureur afin d’étudier l’ajout de clauses spécifiques en fonction de la nature de la manifestation que vous allez organiser.
Pour tous les tiers impliqués, exigez la fourniture d’une attestation d’assurance garantissant qu’ils sont bien couverts pour la nature et la durée de leur contribution à l’organisation de l’événement.
