La loi du 1er juillet 1901 laisse une grande liberté aux associations pour organiser leur Assemblée Générale (AG). Contrairement à une idée reçue, cette dernière n’est pas obligatoire. Toutefois, l’usage veut que les statuts prévoient la convocation des membres de l’association une fois par an.
Ordre du jour, organisation en présentiel et/ou en distanciel, envoi des convocations, procédures de vote : une Assemblée Générale ne doit pas laisser de place à l’improvisation.
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE OU EXTRAORDINAIRE, QUELLES DIFFÉRENCES ?
L’Assemblée Générale ordinaire traite de la vie quotidienne de l’association. Elle est notamment l’occasion de délivrer un rapport d’activité par ses dirigeants, de faire voter l’approbation des comptes de l’année écoulée et élire les membres du Bureau de l’association.
L’Assemblée Générale extraordinaire est principalement organisée en cas de changements importants dans la vie de l’association : modification de l’objet ou des statuts, changement de nom, signature d’un gros emprunt, vente d’un bien immobilier, etc.
Ce sont les statuts de l’association qui doivent prévoir précisément les motifs de convocation de ces Assemblées Générales ordinaires ou extraordinaires.
ORDRE DU JOUR, QUE PRÉVOIR ?
L’ordre du jour est établi par le Bureau de l’association. Suffisamment exhaustif pour faire le tour de tous les sujets qui ont émaillé la vie de l’association lors de l’année passée, il peut être nourri par les contributions des membres en amont de sa finalisation. Là aussi, les statuts de l’association peuvent prévoir le contenu de l’ordre du jour.
Il est également d’usage d’inclure une rubrique « questions diverses », qui permettra d’évoquer des sujets non prévus lors de l’AG, à l’initiative de n’importe quel membre de l’association.
CONVOCATIONS : DES POINTS À NE PAS NÉGLIGER
La convocation des membres ne se résume pas à un simple courrier d’information de la prochaine tenue de l’AG. Modalités, délai, mentions : certains points sont incontournables, sous peine d’invalider les décisions prises lors de l’AG.
Veillez à ce que :
- les modalités et la forme de la convocation soient conformes à ce que prévoient les statuts de l’association ;
- le délai de convocation (15 jours au moins) soit suffisant pour permettre à tous de s’organiser pour participer ;
- le nom et l’adresse de l’association figure dans la convocation, ainsi que la date du document, le lieu, la date et l’heure de l’AG, ainsi que l’ordre du jour.
Par ailleurs, n’hésitez pas à glisser dans le texte de la convocation des éléments susceptibles de motiver le plus grand nombre à participer : présentation de nouveautés, interactivité renforcée garantie, concision des prises de paroles ou encore « pot de l’amitié ».
ANIMATION DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE : PRIORITÉ À LA PÉDAGOGIE ET L’INTERACTION
La conduite de l’AG est tout un art. Entre prises de parole chronométrées et utilisation de supports vidéo-projetés, la forme adoptée doit avant tout servir le fond, et surtout intéresser les membres présents.
Il est important de bien rythmer les échanges, en assurant un équilibre entre les discours des membres du Bureau et ceux des adhérents. N’hésitez pas à indiquer le mode d’emploi de l’AG dès son début, en optant, par exemple, pour un temps réservé aux exposés, systématiquement suivi d’une séquence ouverte aux questions de l’assistance.
Si l’AG se déroule en distanciel, sa préparation technique ne doit souffrir aucune improvisation. Prévoyez un budget pour recourir à un service de visioconférence fiable. Veillez aussi à bien séquencer les temps forts de l’AG, et n’hésitez pas à réduire les prises de parole à l’essentiel, la capacité d’attention des membres face à un écran étant réduite par rapport à un événement en présentiel.
APRÈS L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE, UN PROCÈS-VERBAL RAPIDEMENT ENVOYÉ
Il faut battre le fer quand il est chaud : une fois l’AG passée, ne tardez pas à rédiger et envoyer le procès-verbal aux adhérents. Issu d’une prise de notes rigoureuses lors de l’Assemblée Générale, ce document peut se résumer à un relevé des décisions actées. Il peut aussi être enrichi d’illustrations plus parlantes, comme la reprise des supports vidéo projetés lors de l’AG.
