Coffre-fort numérique : définition et fonctionnement
Qu’entend-on par coffre-fort numérique, e-coffre-fort ou coffre-fort électronique ? On vous explique ce qu’est un coffre-fort pour documents et comment l’utiliser pour stocker vos documents à archiver en ligne.
Définitions des différentes possibilités
Coffre-fort numérique, gestion électronique des documents (GED), système d'archivage numérique (SAE) : différentes options s’offrent à vous au moment de choisir votre coffre-fort numérique personnel. Explications.
Coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique possède 3 caractéristiques essentielles :
- Un coffre-fort numérique est virtuel. Il est ainsi destiné à accueillir des documents dématérialisés.
- Il s’agit d’un système d’archivage personnel.
- Cet espace de stockage est sécurisé. Cela signifie qu’il est verrouillé par un système d’identification capable de garantir l’intégrité et la conformité des documents qui y sont entreposés.
Gestion électronique des documents (GED)
Il ne faut pas confondre un coffre-fort numérique avec la gestion électronique des documents (ou GED). Cette dernière désigne un système informatique qui a pour but d’administrer le processus de gestion documentaire numérique au sein d’une organisation. Il peut s’agir d’une entreprise, d’une administration ou encore d’une association.
Plus précisément, la GED recouvre les dimensions suivantes :
- La collecte des documents
- L’indexation et le classement des données
- Le stockage des informations
- L’accès et la diffusion des documents.
Si le coffre-fort numérique constitue un espace de stockage personnel et sécurisé, la GED représente ainsi le process harmonisé qui permet à une organisation de numériser, traiter et stocker des documents.
Système d'archivage numérique (SAE)
Enfin, il existe une troisième solution dématérialisée de traitement et d’archivage des documents : le système d'archivage numérique (SAE).
Un SAE a 2 fonctionnalités principales.
- D’une part, il permet de conserver des documents dématérialisés ou nativement numériques.
- D’autre part, un SAE permet de rechercher, consulter et, le cas échéant, détruire des archives numériques. En cela, il est complémentaire de la GED et peut être connecté directement à cette dernière pour recevoir un flux de documents à stocker.
Choisir un coffre-fort électronique personnel
Vous hésitez entre différentes solutions d’archivage numérique ? Voici ce qu’il faut savoir pour choisir un coffre-fort numérique personnel.
Pour quelle utilité : archive, partage ou sauvegarde
Un coffre-fort numérique permet de stocker différents types de documents :
- Des documents professionnels (contrats de travail, bulletins de paie dématérialisés...)
- Des documents administratifs (copie de la carte d’identité…)
- Des documents personnels (photos, factures, bons de garantie…).
Les normes et sécurité
La fourniture d’un service de coffre-fort numérique est encadrée par 2 réglementations :
- le décret n° 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique
- et le décret n° 2018-853 relatif aux conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique .
Parallèlement, il existe différentes normes :
- La norme NF Z42-020, qui vise à garantir que le service de coffre-fort numérique répond aux fonctionnalités obligatoires (notamment la garantie de l’intégrité des documents dans le temps).
La certification AFNOR NF 203 assure la conformité d’un coffre-fort numérique à la norme NFZ42-020.
- La certification ISO 27001, qui vérifie que le fournisseur dispose d’un système fiable de management de la sécurité des informations et protège chaque utilisateur contre la perte, le vol, l’altération, l’intrusion sur les données archivées.
Cette certification permet également de garantir que l’entreprise proposant cette offre a mis en œuvre des processus de maintien de l’activité en cas de sinistre.
- La norme NF Z42-026, qui contrôle et valide les conditions de numérisation d’un document afin d’assurer l’équivalence entre un document papier et numérique.
- La norme NF 42-025, qui détermine et surveille le respect du processus proposé par un coffre-fort en matière de gestion des bulletins de paie.
- La norme eIDAS, qui vise à garantir que le coffre-fort numérique applique un système d’identification électronique interopérable entre différents systèmes permettant de développer la confiance dans les documents numériques traités.
- L’agrément SIAF, qui concerne la conservation d’archives publiques.
Le coût d’un service de coffre-fort numérique
Le coût d’un coffre-fort numérique est variable et dépend notamment des fonctionnalités souscrites par l’utilisateur.
On considère généralement qu’il oscille entre 2 et 10€ par mois. Il peut grimper jusqu’à une trentaine d’euros par mois pour les solutions les plus sophistiquées, voire davantage.
Que faire si son coffre-fort numérique est bloqué ?
Vous avez oublié votre code d’accès à votre coffre-fort numérique personnel ?
Il vous suffit de suivre la procédure « Mot de passe oublié » proposée par le fournisseur.
À lire également : Combien de temps conserver ses papiers de banque ?
Documents à archiver dans son coffre-fort électronique : bulletin de paie, etc.
Déménagement, dégât des eaux, oubli : dans la vie courante, de nombreux aléas peuvent nous amener à perdre ou détruire par inadvertance des documents pourtant essentiels et qui doivent être conservés.
C’est pourquoi le coffre-fort numérique est une solution à étudier de près.
Bulletins de salaire à archiver toute une vie
Les bulletins de salaire doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Il est donc essentiel de pouvoir les archiver sur une longue période, de façon sereine.
Documents confidentiels ou sensibles
Certains documents sont particulièrement sensibles, voire confidentiels : relevés de compte, demandes de crédit immobilier, informations sur des transactions financières ou immobilières…
Autres documents administratifs
Enfin, il est recommandé de faire preuve de prudence quant à la conservation de certains documents administratifs à caractère personnel, comme des courriers, des relevés de situation, des copies de documents officiels (certificats de mariage ou de naissance…). D’autant plus que certains d’entre eux doivent être conservés sur des durée qui peuvent varier.
Pour savoir justement combien de temps vous devez conserver vos différents documents officiels ou administratifs, lisez notre autre article : Documents administratifs : comment et combien de temps les conserver ?
© Uni-médias – Mai 2024
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